Sorumluluk sınırlarını netleştirin
Fırsat notları, görüşmeler ve teklif çalışmaları CRM’de; kesin sipariş, stok hareketi ve muhasebe kayıtları ERP’de yönetilebilir. Ancak her kurumun işleyişi farklıdır. Fiyat, iskonto, teslim tarihi ve cari limit gibi kararların hangi sistemde oluştuğunu yazılı hale getirin. Aynı bilginin iki yerde serbestçe değiştirilmesi kullanıcıların hangi ekrana güveneceğini belirsizleştirir.
Devir anını test edin
Teklif kabul edildiğinde hangi alanların siparişe dönüşeceği, hangi kontrollerin yapılacağı ve eksik verinin kim tarafından tamamlanacağı belirlenmelidir. Sipariş numarası CRM’e döndüğünde satış ekibi süreci izleyebilir. İptal, kısmi teslimat ve iade gibi istisnaları da kapsayın. Yalnızca yeni kayıt oluşturmayı test etmek, gerçek kullanımın önemli bir bölümünü dışarıda bırakır.
Örnek uygulama
Satış temsilcisi müşterisine teslimat durumu sorulduğunda depoyu aramak yerine ERP’den gelen güncel durumu CRM’de görebilir. Bu görünümün son güncelleme zamanı da gösterilmelidir; eski bilgi güncel gibi sunulmamalıdır.
Başlamadan önce kontrol edin
Aşağıdaki soruları ilgili iş birimi ve teknik ekiple birlikte yanıtlayın.
- Fiyat ve müşteri ana verisinin sahibi belirli mi?
- Tekliften siparişe geçiş için kabul kuralları yazıldı mı?
- İptal ve kısmi teslimat durumları iki sistemde tutarlı mı?