Bugünkü işleyişi gözlemleyin
Prosedürde yazanla günlük uygulama farklı olabilir. İşi yapan kişilerle birkaç gerçek örnek üzerinden ilerleyin. Kullanılan dosyaları, e-postaları, bekleme noktalarını ve tekrar girişleri kaydedin. Normal akış kadar acil durumları ve geri dönen işleri de sorun. Haritanın amacı kişileri değerlendirmek değil, işin neden ve nasıl ilerlediğini anlamaktır.
İyileştirmeyi yazılıma çevirmeden doğrulayın
Her mevcut adımı aynen otomatikleştirmek gerekmeyebilir. Gereksiz bir onayı kaldırmak bazen yeni bir ekran geliştirmekten daha etkili olur. Gelecek akışta sorumlulukları, gerekli alanları ve karar kurallarını belirleyin. Ardından bunları kullanıcı hikâyelerine ve test senaryolarına dönüştürün. İş birimi, geliştirme başlamadan önce önerilen akışın kendi ihtiyacını karşıladığını görebilmelidir.
Örnek uygulama
Masraf onayında aynı bilgi iki yönetici tarafından kontrol ediliyorsa önce görev ayrımını inceleyin. Biri bütçeyi, diğeri belge uygunluğunu kontrol ediyorsa ekranlar da bu farkı yansıtmalıdır. Aynı işi iki kez yaptıran bir otomasyon tasarlamayın.
Başlamadan önce kontrol edin
Aşağıdaki soruları ilgili iş birimi ve teknik ekiple birlikte yanıtlayın.
- Süreç, gerçek örnekler üzerinden doğrulandı mı?
- Her onayın gerekçesi ve sorumlusu açık mı?
- İstisnalar test edilebilir senaryolara dönüştürüldü mü?