Belgeleriniz Artık Yalnızca Dijital Değil, Akıllı
Geleneksel elektronik belge yönetim sistemleri belgeleri kayıt altına alır ve arşivler. EBYS AI ise belgeyi okuyarak içeriğini anlamlandırır, belge türünü belirler, ilgili konu ve dosya planını önerir, doğru kullanıcı veya birime yönlendirilmesini destekler.
Kurum dışı gelen evraklardan resmî yazışmalara, kurum içi onay süreçlerinden elektronik imzalı giden belgelere kadar tüm belge yaşam döngüsü tek, güvenli ve izlenebilir platform üzerinden yönetilir.
Böylece belgeler kaybolmaz, görevler gecikmez, süreçler kişilere bağımlı kalmaz ve kurumsal hafıza sürdürülebilir hale gelir.
Belge Yönetiminden Akıllı Süreç Yönetimine
EBYS AI, kurumların belge süreçlerini hızlandırırken kullanıcı hatalarını azaltmaya, izlenebilirliği artırmaya ve karar süreçlerini güçlendirmeye yardımcı olur.
Akıllı Belge Analizi
Belge türünü, içeriğini, konusunu, ilgili kişileri ve olası süreç adımlarını otomatik olarak analiz eder.
Hızlı Evrak İşleme
Manuel sınıflandırma, veri girişi, dağıtım ve yönlendirme adımlarının azaltılmasını sağlar.
Standart ve Kontrollü Süreç
Yazışma, paraf, onay, imza ve dağıtım süreçlerinin belirlenen kurallara uygun ilerlemesini destekler.
Tam İzlenebilirlik
Belgenin kim tarafından, ne zaman ve hangi işlemden geçirildiği ayrıntılı olarak kayıt altına alınır.
Ölçülebilir Performans
Evrak yoğunluğu, işlem süreleri, bekleyen görevler ve birim performansları gerçek zamanlı izlenebilir.
Entegre Dijital Yapı
ERP, CRM, QMS, insan kaynakları ve diğer kurumsal sistemlerle veri alışverişi sağlayabilir.
Belgeleriniz Artık Sizi Anlıyor
EBYS AI, belge içeriğini analiz ederek sınıflandırma, özetleme, yönlendirme ve iş akışı önerileri oluşturur. Kullanıcıların belgeyi tek tek okuyarak manuel karar vermek zorunda kaldığı adımların azaltılmasına yardımcı olur.
Belge Tanıma ve Sınıflandırma
Teklif, fatura, dilekçe, tutanak, sözleşme, resmî yazı, rapor ve benzeri belge türlerini içeriklerine göre sınıflandırabilir.
İçerik Özetleme
Uzun belge içeriklerinden yönetici özeti oluşturur, önemli konuları ve kritik noktaları öne çıkarır.
Anahtar Kelime ve Meta Veri Üretimi
Belgenin konusu, tarihleri, tarafları, numaraları ve içerik etiketleri için otomatik öneriler sunar.
Dosya Planı ve Klasör Önerisi
Belge içeriğine göre uygun dosya planı, konu kodu, klasör veya arşiv sınıfı önerilebilir.
Akıllı Yönlendirme
Belgenin ilgili birim, kullanıcı, rol veya sürece yönlendirilmesi için öneri oluşturur.
İş Akışı Önerileri
İnceleme, paraf, onay, imza, cevap hazırlama, görevlendirme ve bilgilendirme adımları önerebilir.
Risk ve Öncelik Analizi
Süre, önem, gizlilik, kişisel veri, cevap zorunluluğu ve olası gecikme riskleri için değerlendirme sunabilir.
Cevap Yazısı Taslağı
Gelen belgenin içeriğine ve kurumsal yazışma diline göre cevap yazısı taslağı oluşturulmasına yardımcı olur.
Kurumsal Yazışmalarınızı Standartlaştırın
Resmî yazıların hazırlanması, paraflanması, onaylanması, elektronik olarak imzalanması, dağıtılması ve arşivlenmesi kurumunuzun tanımladığı kurallar doğrultusunda yönetilir.
Yazı Şablonları
Kurumsal kimliğe ve yazışma standartlarına uygun belge şablonları oluşturulabilir.
Otomatik Sayı ve Kayıt
Belge numarası, tarih, kayıt bilgileri ve ilgili kurumsal alanlar otomatik üretilebilir.
Paraf ve Onay Akışları
Yazılar rol, görev, birim ve organizasyon yapısına göre paraf ve onay adımlarına yönlendirilir.
Elektronik İmza
Elektronik imza ve mobil imza süreçleriyle güvenli ve doğrulanabilir belge imzalama sağlanabilir.
Dağıtım Yönetimi
Gereği, bilgi ve dağıtım listeleriyle kurum içi ve kurum dışı gönderimler yönetilebilir.
Elektronik Arşiv
İmzalı belge, ek, paket ve işlem geçmişi birlikte güvenli biçimde arşivlenebilir.
Belgenin İlk Gelişinden Kurumsal Arşive Kadar
EBYS AI, belge yaşam döngüsünün her aşamasını merkezi, kontrollü ve izlenebilir biçimde yönetir.
Tarama, yükleme veya entegrasyon
Tanıma ve anlamlandırma
Meta veri ve numara
Birim, rol veya süreç
Kontrollü iş akışı
E-imza ve dağıtım
Güvenli kurumsal hafıza
Kurumsal Belgeleriniz Güvenli Kontrol Altında
EBYS AI; yetkilendirme, versiyonlama, işlem geçmişi, veri güvenliği ve erişim kontrolü katmanlarıyla belgelerin güvenli ve denetlenebilir biçimde yönetilmesini sağlar.
Kurumsal Sistemlerinizle Birlikte Çalışır
EBYS AI, API ve web servis altyapısıyla kurumunuzun mevcut uygulama mimarisine entegre edilebilir. Belge ve süreç verileri sistemler arasında kontrollü şekilde aktarılabilir.
Kurumsal Belge Trafiğini Gerçek Zamanlı İzleyin
Yöneticiler belge yoğunluğunu, bekleyen görevleri, işlem sürelerini, birim performanslarını ve dijital arşiv durumunu gerçek zamanlı raporlarla takip edebilir.
Belge Yoğunluğu
Gelen, giden ve kurum içi belge sayıları
Bekleyen İşlemler
Paraf, onay, imza ve görev bekleyen kayıtlar
Birim Performansı
İşlem süresi ve tamamlanma performansı
Dijital Arşiv
Arşiv hacmi ve saklama durumu
SLA ve Gecikmeler
Termin ve cevap süresi takibi
Akıllı Analiz
Risk, eğilim ve yönetici özetleri
Daha Hızlı, Daha Kontrollü, Daha Verimli Süreçler
Kurumun mevcut süreç yapısına ve kullanım kapsamına bağlı olarak EBYS AI aşağıdaki performans göstergelerinde ölçülebilir iyileşmeler sağlamayı hedefler.
Her Ölçekte Kuruma Uyum Sağlayan Modüler Mimari
EBYS AI; belge trafiğini, yazışma süreçlerini ve kurumsal arşivini dijitalleştirmek isteyen kamu ve özel sektör kuruluşları için geliştirilebilir ve ölçeklenebilir.
EBYS AI Projelerinde Güvenilir Çözüm Ortağınız
Ulustech olarak elektronik belge yönetimi projelerinde süreç analizi, uygulama geliştirme, iş akışı tasarımı, entegrasyon, elektronik imza, veri aktarımı, eğitim, canlıya geçiş ve sürdürülebilir destek hizmetleri sunuyoruz.
Amacımız yalnızca bir EBYS kurmak değil; kurumunuzun belge süreçlerini anlayan, kurumsal hafızasını güçlendiren ve zaman içinde gelişmeye devam eden akıllı bir dijital yönetim altyapısı oluşturmaktır.
Kurumunuza Özel EBYS AI Çözümünü Birlikte Tasarlayalım
Mevcut belge ve yazışma süreçlerinizi birlikte analiz edelim, yapay zekâ ile hangi adımların otomatikleştirilebileceğini gösterelim ve kurumunuza özel uygulanabilir bir dijital dönüşüm yol haritası oluşturalım.
Daha akıllı, daha hızlı ve daha güvenli belge süreçleri için EBYS AI ile tanışın.
