EBYS AI

Gelen yazıları kanal, tarih, gönderen ve durum bilgileriyle izleyin. Üst yazıyı, gerçek ekleri ve sağlayıcıdan dönen delilleri evrak detayında birlikte inceleyin. KEP ve UETS işlemleri kendi kanal bilgileriyle takip edilir.

Evrakı sorumluluğunuza alın; konu, tarih, sayı, gönderen, gizlilik, ivedilik ve Standart Dosya Planı bilgilerini kontrol edin. Cevap gerektiren kayıtlarda son tarihi belirleyerek kurumsal takibi başlatın.

İlk havaleyi ilgili birime veya kullanıcıya yönlendirin. Görevi kabul etme, birim içi alt havale, görüş isteme ve bilgi amaçlı paylaşımı ayrı adımlar olarak yönetin; talimatı ve sorumluyu kayıtla ilişkilendirin.

Sayı, başlık, güvenlik, ilgililer, ekler, dağıtım, gövde, onay, bilgiler ve özet adımlarında yazınızı hazırlayın. Ön izlemeyle kontrol edin; taslağınızı saklayıp kaldığınız yerden devam edin.

Sistemdeki gelen evrakı ilgi olarak seçin. Önceki yazı ve kullanılabilir ek metni üzerinden cevap hazırlayın; giden cevabı gelen evrak süreciyle ilişkilendirerek yazışmanın devamlılığını koruyun.

Belge özeti, istenen işlem, cevap gerekliliği, risk ve öncelik, SDP, görev ve akış önerilerini değerlendirin. AI Gövde Yazarı ile kurumsal cevap taslağı hazırlayın. Önerileri yetkili kullanıcı kontrol ederek belgeye aktarır.

Paraf, koordinasyon, uygunluk, imza ve olur adımlarını sıralayın. Onaycı üst yazı ve ekleri inceleyebilir; gerekçesiyle düzeltmeye gönderebilir veya reddedebilir. Sıradaki görev, akıştaki ilgili kişiye geçer.

Belgeyi kilitleyerek imza öncesi içeriğini sabitleyin. Desteklenen mobil imza bağlantısıyla yetkili kişinin imza sürecini yürütün; işlem durumunu ve doğrulama bilgisini takip edin. Operatör ve abonelik ihtiyaçları kurulumda belirlenir.

Üst yazı ve ekler için e-Yazışma paketini hazırlayın, içeriğini kontrol edin ve indirin. Tamamlanmış onaylar, aktif gönderen hesabı ve alıcı bilgileri üzerinden KEP gönderimini başlatın; gönderim sonucunu takip edin.

PDF, Word, Excel ve desteklenen diğer ekleri aynı evrak içinde inceleyin veya indirin. İmza, mühür, gönderim, teslim ve okunma gibi teknik kayıtları ilgili belgelerden koparmadan erişilebilir tutun.

Onayınıza gelenleri ve size havale edilenleri ortak bir görev görünümünden açın. Bildirimden ilgili işlem alanına geçin; tamamlanan işler ile hâlen işlem bekleyen görevleri ayırın. E-posta bildirimleri kurumun bağlantı ayarlarına göre çalışır.

Çalışma notlarını, dosyaları, görevleri ve cevap ilişkisini tamamlayın. Sonuçlanan evrakı yetki kapsamında arşive taşıyın. Kayıt, belge geçmişi ve işlem izini kurumsal hafızanın bir parçası olarak koruyun.

Gelen ve giden evrak yoğunluğunu, imza ve havale bekleyen işleri, dönemsel akışı ve günlük hareketleri izleyin. KEP/UETS hesaplarının sağlık ve senkronizasyon bilgisini sağlayıcının sunduğu kapsamda değerlendirin.

Kullanıcı, rol ve menü erişimlerini kurum yapınıza göre düzenleyin. Sistem Denetleme Merkezi ile servislerin durumunu takip edin; Kullanım Merkezi ve sürüm notlarıyla kullanıcıların doğru işleme ulaşmasını kolaylaştırın.