Envanterle başlayın
Hangi kaynaklarda ne tür belgeler bulunduğunu ve bu belgelerin nasıl sınıflandırıldığını çıkarın. Yinelenen dosyalar, bozuk dosyalar ve sahibi belirsiz içerikler ayrı ele alınmalıdır. Aktarım kapsamına alınmayan içeriklerin nerede kalacağını açıkça belirleyin. Tarih ve numara gibi alanların anlamını kaynak sistemle doğrulamadan otomatik eşleştirme yapmayın.
Örnek aktarımı iş birimiyle doğrulayın
Önce sınırlı ama temsil gücü yüksek bir belge grubu aktarın. Dosya sayısı kadar içerik bütünlüğünü, arama sonuçlarını ve erişim kurallarını test edin. Aktarım sırasında kaynakta değişiklik yapılabilecekse son değişikliklerin nasıl taşınacağını planlayın. Geri dönüş ihtiyacı için kaynak kayıtları aceleyle silmeyin; kabul sürecini ve kontrol raporunu birlikte tamamlayın.
Örnek uygulama
Bir kurum üç ayrı paylaşımlı klasördeki sözleşmeleri taşıyacaksa önce aynı belgenin farklı kopyalarını belirleyebilir. Sonrasında kurum, belge türü ve geçerlilik tarihiyle örnek aramalar yapılır; yalnızca toplam dosya sayısının eşleşmesi kabul için yeterli sayılmaz.
Başlamadan önce kontrol edin
Aşağıdaki soruları ilgili iş birimi ve teknik ekiple birlikte yanıtlayın.
- Aktarım kapsamı ve dışarıda kalan belgeler net mi?
- Dosya bütünlüğü ve erişim yetkileri örneklerle kontrol edildi mi?
- Son değişiklikler ve geri dönüş için plan var mı?