Arama ihtiyaçlarını kullanıcıdan öğrenin
Kullanıcı belgeyi konu, tarih, kurum, süreç veya ilişkilendirilmiş kayıt üzerinden arayabilir. Hangi sorguların sık kullanıldığını belirleyip buna uygun alanlar tanımlayın. Her belgeye uzun bir serbest metin açıklaması istemek yerine seçilebilir değerler ve anlaşılır sınıflar kullanın. Eski belgelerin aktarımında eksik alanları ve kalitesiz taramaları ayrı değerlendirin.
Sonuç kadar yetkiyi de kontrol edin
Belgenin içeriği gizliyken başlığının veya özetinin arama sonucunda görünmesi de bilgi açığa çıkarabilir. Arama, önizleme ve indirme adımlarında aynı erişim mantığı uygulanmalıdır. Sonuçlarda sürüm ve belge durumu gösterilmelidir. Metin tanıma kullanılıyorsa hata payı düşünülmeli; yalnızca otomatik çıkarılan metne dayanarak kesin sonuç varsayılmamalıdır.
Örnek uygulama
Bir sözleşme aramasında benzer başlıklı taslaklar ile imzalanmış son belgeyi ayırt etmek gerekir. Tür, durum ve tarih filtreleri birlikte sunulduğunda kullanıcı yanlış kopyayı paylaşma riskini daha kolay yönetebilir.
Başlamadan önce kontrol edin
Aşağıdaki soruları ilgili iş birimi ve teknik ekiple birlikte yanıtlayın.
- Kullanıcıların gerçek arama senaryoları belirlendi mi?
- Özet ve önizleme de erişim kontrolüne tabi mi?
- Eski belgelerde eksik alan ve tarama kalitesi değerlendirildi mi?