Durumları iş anlamıyla tanımlayın
Taslak, incelemede ve tamamlandı gibi durumların hangi işlemi temsil ettiğini belirleyin. Belgenin son sürümünü kimin değiştirebildiği ve onaydan sonra düzeltmenin nasıl yapılacağı açık olmalıdır. Sadece dosya adıyla sürüm takibi yapmak, farklı kopyaların aynı anda dolaşmasına neden olabilir. Belge kaydı, ilgili işlem geçmişi ve sorumlular aynı bütünün parçalarıdır.
Belge türüne göre akış kurun
İç yazışma, satın alma belgesi ve dış kuruma gönderilen yazının ihtiyaçları aynı değildir. Zorunlu bilgiler, onay sırası, erişim yetkisi ve arşiv düzeni belge türüne göre belirlenmelidir. Kayıtların daha sonra nasıl bulunacağı başlangıçta düşünülmelidir. Gereksiz alanlarla kullanıcıyı yormadan arama ve takip için gereken bilgileri tutarlı hale getirin.
Örnek uygulama
Bir bakım raporu önce teknik ekip tarafından hazırlanır, yönetici tarafından değerlendirilir ve ilgili varlık kaydına bağlanır. Sonradan yapılan düzeltmenin hangi sürüme ait olduğu görünür tutulur; eski dosyanın sessizce üzerine yazılmaz.
Başlamadan önce kontrol edin
Aşağıdaki soruları ilgili iş birimi ve teknik ekiple birlikte yanıtlayın.
- Belge durumlarının anlamı bütün kullanıcılar için aynı mı?
- Onay sonrası düzeltme ve sürüm kuralları belli mi?
- Belgeyi daha sonra bulmak için gerekli bilgiler tanımlı mı?